Privacyverklaring Club Kompaan
Club Kompaan is de planningsapp van de leiding van JN proef1. De vereniging is verantwoordelijk voor de gegevens in de app. De app draait op een eigen server van de vereniging; we verkopen niets en tonen geen advertenties.
✅ Zo voldoen we aan de AVG
- Zo weinig mogelijk gegevens. Van leden en ouders bewaren we niets: zij bekijken de planning zonder account.
- Geen namen van kinderen openbaar. Organiseren leden zelf een avond, dan staat er openbaar “Leden organiseren avond”; de namen ziet alleen de leiding. Ook in de openbare agenda en richting AI gaan geen namen mee.
- Veilig inloggen zonder wachtwoord. Via een inloglink per e-mail. Een persoonlijke link verloopt na 30 dagen niet gebruiken, een uitnodiging na 14 dagen. Daarnaast kan een tweede stap aan (een passkey of een code uit een authenticator-app); de afdeling kan die verplicht maken voor rollen met gevoelige gegevens. Het geheim van de app staat versleuteld, herstelcodes alleen als onleesbare vingerafdruk.
- Een nieuw e-mailadres werkt pas nadat het vanaf dat adres is bevestigd.
- Rechten per rol. Hulpleiding, leiding, beheerders en het afdelingshoofd zien en doen alleen wat bij hun rol hoort.
- Automatisch opruimen van logs en oude gegevens volgens vaste bewaartermijnen (zie hieronder).
- Geen tracking. Geen analyse- of advertentiecookies; alleen een noodzakelijk cookie om ingelogd te blijven. Lettertypes staan op onze eigen server.
- Versleutelde verbinding (https). E-mailadressen en gekoppelde sleutels staan versleuteld in de database, ook in de back-ups; in de app zien beheerders adressen alleen afgeschermd (bijvoorbeeld in**@da*****.nl). Back-ups van de database zijn als geheel versleuteld en blijven op de eigen server; zonder het geheim van de server zijn ze onleesbaar.
- Zelf inzien en downloaden. Leiding kan op het profiel alle eigen gegevens downloaden en meldingen per soort uitzetten.
📋 Welke gegevens en waarom
- Leiding: naam, e-mailadres, eventueel een profielfoto, rol per groepsavond, aanwezigheid en ingelogde apparaten. Nodig om de groepsavonden samen te plannen (gerechtvaardigd belang van de vereniging).
- Logboek: wie wat in de planning heeft gewijzigd en wanneer iemand de app gebruikte. Nodig voor overzicht en beveiliging.
- Evaluaties: per avond het oordeel (👍/👎) en een korte notitie van de leiding, alleen zichtbaar voor de leiding van de groep. Voor AI-ideeën gebruiken we alleen thema's en titels met hun score, nooit de notities. Het jaarverslag bevat alleen aantallen.
- Inzendingen via het formulier (ideeën, spellen, recepten, muziek): de tekst en, als je die invult, je naam. Je stuurt dit zelf in; je kunt vragen het te verwijderen.
⏳ Hoe lang we het bewaren
- Gebruikslog: 90 dagen
- Wijzigingslog: 365 dagen
- Gelezen meldingen: 60 dagen
- Afgewezen inzendingen: 365 dagen
- Inloglinks: 1 dag; ingelogde apparaten: tot uitloggen, uiterlijk 180 dagen
- Accounts van leiding: tot de leiding stopt; daarna verwijdert het afdelingshoofd het account
🤝 Met wie we gegevens delen
- E-mailprovider, om inlogmails en meldingen te versturen.
- Cloudflare, dat de verbinding met de website verzorgt.
- Google Maps, voor het kaartje bij de locatie; Google ziet daarbij je IP-adres.
- AI-dienst (als de leiding die gebruikt), om programma's te bedenken; zonder namen.
We geven geen gegevens aan anderen, behalve als de wet dat verplicht.
🙋 Jouw rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Leiding kan veel zelf op het profiel. Voor de rest, of als ouder over een inzending: neem contact op met de leiding of het afdelingshoofd van JN proef1. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Laatst getoetst aan de AVG: 4 oktober 2026.